浙江省司法鉴定机构档案管理办法

第一条　为加强司法鉴定机构档案的科学化、规范化和数字化管理，根据《中华人民共和国档案法》《浙江省司法鉴定管理条例》《司法鉴定程序通则》以及《司法鉴定机构内部管理规范》等有关规定，结合我省实际情况，制定本办法。

第二条　本办法适用于经浙江省司法厅审核登记的司法鉴定机构。

第三条　本办法所称的司法鉴定机构档案，是指司法鉴定机构在执业过程中形成的全部档案总和，包括在行政事务管理活动中和从事司法鉴定业务活动形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第四条　司法鉴定机构档案主要包括文书档案、司法鉴定业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等。

第五条　司法鉴定机构应贯彻执行国家和省有关档案法律法规和标准规范，加强对档案工作的组织领导，建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度，集中、统一管理档案，维护档案的真实、完整、可用和安全，便于社会各方面的利用。

司法鉴定机构应接受司法行政机关和档案主管部门的指导、监督和检查。

司法鉴定机构的发起设立单位应加强对司法鉴定机构档案工作的指导和管理。

第六条　司法鉴定机构应配备与工作量相匹配的档案工作人员，具体承担本机构档案业务工作。

档案工作人员原则上为本机构员工，遵纪守法、忠于职守，具备档案管理、信息管理等相应的专业知识与技能，并定期参加档案业务培训。

档案工作人员应保持相对稳定。调离岗位或离职的，应当在离岗前办好交接手续。

第七条　档案工作人员收集、整理、保管、统计本机构各类档案和有关资料，指导、督促、检查司法鉴定人员做好各类档案立卷、归档工作，确保档案的完整和安全。完成司法鉴定机构交办的有关档案工作的其他任务。

第八条　司法鉴定人接受机构指派开始承办司法鉴定案件时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。

司法鉴定人应按机构内部档案管理规定，在司法鉴定案件办理完毕后，即全面整理、检查经办的鉴定业务案件材料，补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料，在规定时间内移交档案工作人员集中整理归档，不得据为己有或者拒绝归档。

第九条　司法鉴定机构实行档案服务外包的，应当严格审核受托方的信息安全保障能力和业务资质等条件，签订委托协议，约定服务的范围、质量、技术标准和保密义务等内容，并对受托方进行监督，确保档案的安全。

档案服务外包工作应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）标准。

第十条　司法鉴定机构应按要求编制本机构文件材料归档范围和档案保管期限表，归档范围、保管期限应科学、准确。

各门类档案的收集范围应按文件材料归档范围和档案保管期限表执行。

第十一条　司法鉴定机构档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十二条　文书档案主要是司法鉴定机构在行政事务管理活动中形成的有保存价值的文件材料，包括：司法鉴定机构章程、发展规划和年度工作计划、总结，司法鉴定机构内部管理评价和司法鉴定人员执业年度考核材料，资质认定、实验室认可、能力验证等证书，机构质量管理体系文件，本机构及司法鉴定人行政许可、行政处罚、投诉处理材料，以及相关文件等。

文书档案应按照《归档文件整理规则》（DA/T 22）或《文书档案案卷格式》(GB/T 9705)进行整理。

第十三条　司法鉴定业务档案主要是司法鉴定机构在司法鉴定业务活动中形成的有保存价值的文件材料，包括咨询、文证审查、调查、检查、检验和仪器检测等直接形成或收集的文件材料，以及与鉴定事项有关的其他检材等。

第十四条　司法鉴定业务档案应按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705)进行整理，一般采用“一鉴一卷、一卷一号”的方式，归档材料数量较多的，可以“一鉴数卷”。跨年度鉴定事项应在办结年度立卷。

司法鉴定业务档案整理实行“谁鉴定谁立卷”的原则，做到边鉴定边收集整理，鉴定结案后，应在30日内完成整理工作。

第十五条　司法鉴定业务档案应按照案卷封面、卷内文件目录、案卷文件、备考表、封底的顺序进行装订。卷内文件排列顺序如下:

（一）鉴定文书正本；

（二）鉴定文书底稿；

（三）司法鉴定复核记录表；

（四）司法鉴定委托书；

（五）司法鉴定告知书；

（六）鉴定案件受理审批表；

（七）当事人身份证明；

（八）提取检材、检验检查记录、照片及同步的视频资料；

（九）外部信息核查/验证表；

（十）鉴定资料流转单；

（十一）送鉴材料；

（十二）送达回证；

（十三）收费凭据复印件；

（十四）其他应归档的材料。

退还委托方送鉴材料，与鉴定相关的应复印或拍照存档；如不便复印或拍照存档，应附加说明。

第十六条　特种载体档案为照片、音频、视频、数据、实物等非纸质材料，一般按件整理。

与司法鉴定案件有关的数据光盘、胶片、样本、检材等，应注明承办单位、制作人、制作时间，附司法鉴定案卷归档存放或注明相关司法鉴定档案参见号，单独整理存放。

第十七条　科技档案包括司法鉴定机构在科学研究，设备仪器采购、维护、校准等活动中形成的文件材料。  

科技档案应按照《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T 11822）进行整理。

第十八条　会计档案是指司法鉴定机构在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

会计档案应按照《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》(DA/T 39)《电子会计档案管理规范》（DA/T 94)进行整理。

第十九条　司法鉴定机构形成的文件材料由各责任人整理完毕后向档案室归档。

档案工作人员接收归档文件材料时，应按照立卷归档要求验收，验收合格后办理归档手续。

第二十条　档案工作人员应将已接收的档案，按照档案类别、保管期限、年度顺序进行排列编号，编制科学的检索工具。

涉密档案应依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定编制，单独编号存放。

第二十一条　司法鉴定业务档案的保管期限分为永久、30年、10年三种。

属于需要长远查考、利用的下列司法鉴定业务档案列为永久保管：

（一）在本地区有重大影响的案件；

（二）疑难复杂并经过多次鉴定的案件;

（三）涉外案件；

（四）其他需要永久保管的案件。

未出具鉴定意见书的司法鉴定业务档案列为10年保管。

除以上两种保管情形以外的司法鉴定业务档案列为30年保管。

文书档案、科技档案、会计档案和特种载体档案的保管期限，定为永久保管和定期保管，定期保管期限分为30年、10年等。各类档案具体保管期限按照相关规定执行。

第二十二条　档案目录登记簿、接收登记簿、销毁登记簿、销毁批件、移交登记簿列为永久保管。档案保管期限，从办结后下一年度起算。

第二十三条　司法鉴定机构应设立专门的档案库房，档案库房应满足防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护要求。库房温湿度应符合规定要求。严禁在档案库房内存放易燃易爆物品。

归档的生物性检材和其他特殊检材等的保管要求按照行业相关规定执行。

第二十四条　档案工作人员应定期对档案进行检查和清点，定期对特种载体档案的保管情况、电子档案的可读取情况等进行检查。发现档案破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的，或电子档案读取发生问题的，应及时采取措施，进行修补和复制，并建立检查和处理情况台账。发现档案丢失的，应立即报告，并负责查找。

第二十五条　司法鉴定机构应建立档案的查阅、借调和复制等利用制度。根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。

第二十六条　司法行政机关因工作需要查阅、借调和复制档案的，应出具单位函件，出示行政执法证件（工作证），履行登记手续。借调档案应在一个月内归还。

其他国家机关依法需要查阅档案的，应出具单位函件，出示经办人工作证，经司法鉴定机构负责人批准，履行登记手续。

其他单位和个人原则上不得查阅档案。确因特殊情况需要查阅的，应出具单位函件，出示个人有效身份证明，经司法鉴定机构负责人批准，履行登记手续。

第二十七条　委托人或当事人需要摘抄或复制司法鉴定业务档案的，应经司法鉴定机构负责人批准。摘抄、复制的范围原则上只限于委托人提交原始文证材料及司法鉴定意见书原本。鉴定过程中的讨论、研究鉴定事项的会议记录、专家会鉴意见等不得摘抄、复制。

其他档案材料内容确需摘抄、复制的，应经司法鉴定机构负责人批准。

档案一律不得带离阅览场所。复制的材料，由档案工作人员核对后，注明“复印件与案卷材料一致”的字样，并加盖司法鉴定机构印章。

第二十八条　借调档案到期未归还的，档案工作人员应催还。造成档案损毁或丢失的，依法追究相关当事人责任。

第二十九条　未经司法鉴定机构负责人批准，不得对司法鉴定业务档案拍照、摄像。因工作原因知悉档案内容的人员必须严格遵守保密制度，保守国家秘密和当事人隐私。不得违反规定向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案内容。

对涉密的司法鉴定业务档案的查阅，根据国家保密法相关规定执行。

第三十条　司法鉴定机构对保管期限已满档案，应及时组织进行鉴定。

司法鉴定业务档案由发起设立单位和司法鉴定机构负责人、档案工作人员、档案形成部门人员等组成鉴定小组，共同进行档案鉴定。鉴定工作结束后，应由鉴定小组提交档案鉴定报告。

司法鉴定机构其他档案的鉴定工作按相关规定执行。

第三十一条　档案经鉴定小组鉴定认为无保存价值的，经登记造册后，由司法鉴定机构负责人批准方可予以销毁。销毁司法鉴定业务档案的，应将该案件的司法鉴定意见书电子版刻录光盘永久保存。销毁档案时，应由两人共同监销，监销人应在销毁登记簿上签名。未经批准，不得销毁任何档案。

第三十二条　有下列情形的，司法行政机关应监督司法鉴定机构做好档案处置工作:

（一）司法鉴定机构注销的，在注销前应将档案移交发起设立单位，由发起设立单位代管。

（二）司法鉴定机构合并的，可按第（一）项规定移交档案，也可由合并后的司法鉴定机构保管。

（三）符合档案整理、保管条件的其他司法鉴定机构愿意接收以上机构档案的，经协商一致也可由该机构代管。

（四）因发起设立单位解散等情形，司法鉴定机构在注销前应将档案按规定要求进行整理，可交由第三方档案保管机构或主管司法行政机关代管。司法行政机关代管的档案可依法移交同级档案馆。整理、保管档案所需费用应在司法鉴定机构清算前结清或提存。

第三十三条　司法鉴定机构应积极推进档案数字化建设，配置必要的档案数字化设施设备，使用数字档案系统，建设数字档案室，有序开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

第三十四条　司法鉴定机构使用浙江省司法鉴定统一受案管理系统以及其他有关业务系统时，应当同步做好电子文件归档和电子档案管理工作。

第三十五条　司法鉴定机构应建立工作机制，采取技术手段，加强档案数字化和数字档案系统的安全管理，对电子档案保存实行定期备份制度，维护档案信息安全。

第三十六条　司法行政机关可依托浙江省司法鉴定综合管理平台等，对司法鉴定机构档案管理情况进行检查，加强司法鉴定机构档案管理事中事后监督管理。

第三十七条　司法鉴定机构及其档案工作人员违反有关档案管理法律法规等规定的，依法承担相应责任。

第三十八条　本办法由浙江省司法厅负责解释。

第三十九条　本办法自2022年12月1日起施行。原《浙江省司法鉴定机构档案管理办法》（浙司［2018］85号）从本办法施行之日起废止。